Запись и расшифровка видеовстреч

После обычной встречи у участников остаются разные версии того, что было сказано. Через неделю спор «мы же договорились» решить нечем. Запись снимает этот вопрос, а расшифровка превращает час видео в текст, который читается за пять минут и ищется по слову.

Что сохраняется в Толке

Когда встреча заканчивается, в облаке остаются:

• запись — видео и звук всей встречи;
• расшифровка — текст сказанного;
• чат — ссылки, вопросы, реплики, которые не произносили вслух;
• результаты голосований — итоги опросов, которые проводили по ходу.

Облако безлимитное: удалять старые записи, чтобы освободить место, не придётся. Серверы находятся в России. Если требования безопасности не позволяют хранить записи вне компании, Толк можно развернуть на собственных серверах.

Когда запись нужна

А вот рабочие планёрки, где обсуждают мелочи, записывать каждый раз не обязательно. Лишние записи создают шум, в котором трудно найти важное.

Как получить пользу от расшифровки

Сам по себе текст встречи длинный. Чтобы он стал рабочим документом, обработайте его сразу, пока все помнят контекст.

1. Пробегите текст глазами и отметьте места, где принимались решения.
2. Выпишите решения — одним предложением каждое.
3. Выпишите задачи — что, кто, к какому сроку.
4. Добавьте спорные вопросы, которые остались открытыми.
5. Отправьте резюме участникам со ссылкой на запись.

Через месяц, когда понадобится вспомнить детали, нужный фрагмент проще найти в тексте, чем перематывая часовое видео.

Протокол совещания

Многим компаниям по внутренним правилам нужен протокол. Расшифровка не заменяет его — протокол короче и содержит только решения, — но служит надёжной основой. Секретарю не нужно стенографировать по ходу: он спокойно составит протокол после встречи, сверяясь с текстом.

Где расшифровка экономит больше всего

Продажи. Менеджер не пишет конспект во время разговора и смотрит на клиента, а не в блокнот. После звонка он забирает из текста требования клиента и переносит их в CRM.

Найм. Руководитель, который не смог подключиться к интервью, читает ответы кандидата вместо просмотра часовой записи.

Обучение. Записанный тренинг становится учебным материалом, а по тексту легко найти, где разбирали нужную тему.

Проекты. Новому человеку в команде расшифровки ключевых встреч рассказывают историю решений лучше любого пересказа.

Правила, о которых стоит договориться

Предупреждайте о записи. Голос и изображение — персональные данные участника. Скажите о записи в начале, а внешних гостей предупредите в приглашении. Если кто-то против, решите заранее, как поступить.

Определите, кто имеет доступ. Запись переговоров с клиентом не обязательно показывать всему отделу. Делитесь ей с теми, кому она нужна для работы.

Решите, сколько хранить. Облако безлимитное, но внутренние правила компании могут требовать удалять записи через определённый срок. Это вопрос политики безопасности, а не техники.

Не записывайте лишнего. Если на встрече обсуждается то, что не должно сохраняться, — например, личные вопросы сотрудника, — запись лучше остановить.

Запись и безопасность

Записи переговоров — чувствительные данные. Важно понимать, где они лежат и кто может их получить. В Толке трафик шифруется по SRTP/DTLS и TLS, серверы находятся в России, а для компаний с жёсткими требованиями есть локальная установка. Подробнее о требованиях госкомпаний и корпораций — на странице о безопасности ВКС.

Если записей становится много

Через полгода у активной команды накапливаются сотни записей. Чтобы в них не утонуть, договоритесь о названиях встреч: дата, тема, клиент или проект. Тогда нужная запись находится по названию, а не по памяти. Резюме со ссылкой на запись, отправленное участникам после встречи, тоже работает как оглавление: по почте или в мессенджере найти его проще, чем в списке файлов.

С чего начать

Попробуйте записать и расшифровать одну встречу, которая обычно заканчивается письмом «итоги во вложении». Сравните, сколько времени ушло на итоги раньше и теперь. Как организовать саму встречу, чтобы в записи было что найти, — в материале как провести видеоконференцию. Тарифы и остальные функции — на странице Контур.Толка.