ЭТрН в 1С: накладная рядом с реализацией и УПД

Зачем связывать накладную с учётом

Без интеграции у поставщика три отдельных мира: реализация в 1С, УПД в Диадоке, накладная в модуле логистики. Каждый документ правильный, но собрать их по одной поставке — ручная работа. Особенно когда спрашивают через полгода.

С интеграцией реализация становится центром. От неё создаются УПД и накладная, к ней возвращаются статусы подписей. Открыв документ отгрузки, бухгалтер видит всё: отправлено, принято перевозчиком, доставлено, подписано покупателем.

Как это выглядит в работе

1. Менеджер проводит реализацию.
2. Из неё формируется УПД и уходит покупателю через Диадок.
3. Из неё же создаётся транспортная накладная. Получатель, груз, вес и количество мест подставляются из реализации.
4. Ответственный подписывает титул грузоотправителя.
5. Перевозчик принимает груз и подписывает свой титул — в 1С меняется статус.
6. После доставки получатель подписывает приёмку — статус снова обновляется.

Повторного ввода нет, а значит, нет и расхождений между УПД и накладной.

Комплект документов по поставке

Главная выгода для поставщика — возможность быстро собрать доказательство поставки.

Для факторинга это особенно удобно. Перед тем как отправить поставку на финансирование, можно проверить в 1С, подтверждена ли она получателем. Отправлять фактору неподтверждённые поставки бессмысленно — их всё равно попросят дождаться подписи.

Для запросов банка по 115-ФЗ важна полнота: не одна накладная, а вся история по контрагенту. Если документы связаны в учёте, выгрузка занимает минуты. О том, как банки проверяют операции, — в разделе о 115-ФЗ.

Что настроить

Справочники. Перевозчики, водители, машины, адреса погрузки и доставки. Если транспорт сторонний, данные о водителе и машине вносит перевозчик в свой титул.

Права. Кто создаёт накладные, кто подписывает за грузоотправителя. Подписывающему сотруднику нужна машиночитаемая доверенность.

Связь с перевозчиками. Каждый перевозчик должен быть подключён к обмену — у Контура или через другого оператора. Это делается вне 1С, но без этого накладная не дойдёт.

Шаблоны. Если отгрузки однотипные, часть полей можно заполнять по умолчанию.

Конфигурации и совместимость

Модуль работает с распространёнными типовыми конфигурациями 1С. Для доработанных баз может понадобиться дополнительная настройка. Перед стартом мы проверяем версию и конфигурацию, чтобы не было сюрпризов.

Если обычный Диадок уже интегрирован с 1С, часть работы сделана: организация и сертификаты подключены, контрагенты сопоставлены. Об интеграции основного ЭДО — на странице о Диадоке в 1С.

Кто работает с накладной в учёте

Обычно накладную создаёт тот же сотрудник, который оформляет отгрузку, — менеджер или кладовщик. Подписывает ответственный с доверенностью. Статусы смотрит бухгалтерия, а список неподтверждённых поставок — финансовый менеджер, если компания работает с фактором. Разделить эти роли в правах 1С стоит сразу, чтобы каждый видел свою часть работы.

Типичные ошибки

• Накладная создана не из реализации. Тогда связь теряется, и в 1С её не видно. Создавайте всегда на основании документа отгрузки.
• Получатель в накладной не совпадает с покупателем в УПД. Бывает при доставке на склад сети. Это допустимо, но стоит указывать адрес так, чтобы связь была понятна.
• Не подписан титул отправителя. Перевозчик не может принять груз, машина стоит.
• Нет связи с перевозчиком. Накладная создана, но не доставлена. Проверяйте подключение перевозчиков до запуска.

Отчёт по неподтверждённым поставкам

Полезная практика, которую легко настроить при интеграции, — регулярный список отгрузок, по которым нет подписи получателя. Раз в несколько дней бухгалтер или менеджер просматривает его и связывается с покупателями по зависшим документам.

Без такого списка неподписанные накладные обнаруживаются случайно: когда фактор отказывается финансировать поставку или когда покупатель называет другую дату оплаты. С ним вы знаете о каждой проблеме за несколько дней до того, как она превратится в кассовый разрыв.

С чего начать

Если рейсов до нескольких десятков в месяц, можно стартовать в веб-интерфейсе и подключить интеграцию позже. Если отгрузок много — лучше настроить сразу, чтобы не переделывать процессы. Порядок подключения в целом описан на странице о подключении.