Как подключить Диадок и пригласить контрагентов

С чего начинается подключение

Технически подключиться к Диадоку можно за один вечер. Нужны три вещи: квалифицированная электронная подпись руководителя, компьютер с криптопровайдером и браузер. Вы входите по сертификату, система подтягивает реквизиты организации, и ящик готов.

Дальше начинается то, ради чего всё затевалось, — обмен с конкретными людьми. Пустой ящик денег не приносит. Поэтому подключение мы планируем не от регистрации, а от списка контрагентов.

Шаг 1. Подпись

Без квалифицированного сертификата документ не получит юридической силы. Подписывает руководитель. Его сертификат выпускает УЦ ФНС — напрямую или через доверенных лиц, среди которых УЦ Контура. Если подписывать будет бухгалтер или менеджер, ему нужен свой сертификат физлица и машиночитаемая доверенность. Как её выпустить и загрузить, разобрано на странице о МЧД.

Проверьте срок действия. Самая обидная остановка — сертификат истёк в день, когда покупатель ждёт счёт-фактуру за квартал. Если подпись нужно оформить или продлить, это делается в разделе ЭП.

Шаг 2. Регистрация организации

Вход по сертификату, подтверждение реквизитов, выбор пакета. У организации появляется идентификатор участника ЭДО — его потом сообщают контрагентам, чтобы те нашли вас без ошибок. Для филиалов и обособленных подразделений можно завести отдельные ящики, если документы по ним идут раздельно.

На этом этапе стоит сразу добавить пользователей и раздать права: кто видит входящие, кто подписывает, кто только готовит черновики. Позже это делается так же легко, но обычно забывается.

Шаг 3. Список контрагентов по деньгам

Не надо приглашать всех. Возьмите выгрузку оборотов за полгода и отсортируйте по выручке. Обычно картина такая:

• три-пять покупателей дают большую часть оборота и большую часть документов;
• ещё десяток — регулярные, но небольшие;
• длинный хвост разовых.

Первым делом подключаются верхние строки. От них зависит скорость оплаты, и именно их отгрузки чаще всего уходят на финансирование через фактора. Пока УПД с крупным покупателем ходят на бумаге, фактору нечего проверить без пересылки сканов.

Шаг 4. Приглашения и роуминг

Для каждого контрагента из списка выясните, есть ли он уже в ЭДО и у какого оператора. Это видно по поиску в Диадоке по ИНН или спрашивается у бухгалтерии контрагента.

• Контрагент в Диадоке — отправляете приглашение, он принимает, связь готова.
• Работает в другой системе — подаёте заявку на роуминг, и документы пойдут между операторами.
• Не подключён нигде — отправляете приглашение по почте. Регистрироваться и принимать входящие ему бесплатно, это хороший аргумент в разговоре.

Приглашение лучше подкрепить звонком. Письмо «подключитесь к ЭДО» от незнакомого адреса часто уходит в спам или висит без ответа.

Шаг 5. Первые документы

Начните с одного контрагента и одного типа документа — например, УПД на отгрузку. Пройдите полный цикл: отправка, подписание покупателем, получение ответного титула, загрузка в учёт. Если что-то не сходится — реквизиты, формат, ответственный у покупателя, — это видно сразу и правится до того, как поток станет большим.

После пробного цикла договоритесь с покупателем на будущее: с какой даты все документы идут только электронно. Двойной обмен, когда бумага ещё едет, а электронный экземпляр уже подписан, путает бухгалтерию с обеих сторон.

Шаг 6. Учётная система

Если продажи ведутся в 1С, ручная загрузка УПД в веб-интерфейс быстро надоедает. Модуль интеграции отправляет документы прямо из карточки реализации и возвращает статусы. Подробнее — на странице о Диадоке в 1С.

Как уговорить покупателя

Крупные компании обычно уже в ЭДО, и проблем с ними нет. Сложнее с середнячками, у которых бухгалтерия привыкла к бумаге. Работают три аргумента.

• Бесплатно. Получать и подписывать входящие в Диадоке ничего не стоит. Покупателю не придётся покупать пакет, чтобы принимать ваши документы.
• Быстрее вычет. Счёт-фактура приходит в день отгрузки, а не через неделю. НДС к вычету попадает в нужный квартал без «потерянных» оригиналов.
• Меньше работы. Если у покупателя 1С, документ загружается в поступление сам. Бухгалтер не вбивает табличную часть руками.

Если покупатель тянет, предложите начать с одного типа документов — например, только УПД. Когда он увидит, что это проще бумаги, остальное подтянется само.

Сколько это занимает

Регистрация и пробный документ — один-два дня, если подпись уже есть. Подключение основных покупателей — от недели до месяца, в зависимости от их готовности. Интеграция с 1С — отдельная задача, её удобно делать параллельно.

Что мы берём на себя

Мы помогаем пройти все шаги: проверить подпись, зарегистрировать организацию, выбрать пакет, найти контрагентов в сети ЭДО, подать заявки на роуминг и настроить модуль. Оператор при этом — Контур: документы ходят через его инфраструктуру, а мы отвечаем за то, чтобы у вас всё заработало.