Сверка расчётов через Диадок

Что на самом деле показывает сверка

Акт сверки — это согласие двух сторон в одной цифре: сколько один должен другому на конкретную дату. Если цифры совпали, долг признан. Если нет — где-то потерялся документ, задвоилась оплата или покупатель не принял часть поставки.

Для бухгалтерии сверка — плановая работа раз в квартал. Для финансового директора — инструмент. Дебиторская задолженность, которую покупатель не признаёт, ничего не стоит: её не отдашь фактору, не предъявишь в суд без доказательств, не покажешь банку как актив.

Почему расхождения случаются

Чаще всего виноват бумажный обмен.

• УПД отправлен, но до бухгалтерии покупателя не дошёл. У вас реализация есть, у него поступления нет.
• Покупатель принял меньше, чем отгружено, но корректировочный документ так и не оформили.
• Возврат прошёл физически, а документы — нет.
• Оплата пришла с неверным назначением и разнесена не на тот договор.

Когда все первичные документы идут через ЭДО, первые три пункта почти исчезают: у обеих сторон одни и те же документы с одними и теми же датами. Остаются ошибки разнесения оплат, но их найти гораздо проще.

Как провести сверку в Диадоке

1. Сформируйте акт сверки в учётной системе за нужный период.
2. Отправьте его контрагенту через Диадок — из 1С или загрузкой файла.
3. Контрагент сравнивает данные со своими. Если всё совпало — подписывает. Если нет — отклоняет с комментарием или присылает свой вариант.
4. Расхождения разбираются по конкретным документам, после чего отправляется исправленный акт.
5. Подписанный обеими сторонами акт хранится в архиве вместе с первичкой.

Для компаний с десятками контрагентов у Контура есть отдельное решение для массовой сверки взаиморасчётов: акты рассылаются пакетом, ответы собираются в одном месте, расхождения подсвечиваются по документам. Если вы сверяетесь с тремя-пятью покупателями, хватит обычного обмена актами.

Сверка и деньги

Перед факторингом. Когда поставщик подключается к факторингу, фактор оценивает дебиторов и историю поставок. Чистая сверка с ключевыми покупателями показывает, что спорных сумм нет. Это ускоряет решение и снижает вероятность того, что часть поставок не примут к финансированию.

При проверке банком. Если банк по 115-ФЗ задаёт вопросы о крупных поступлениях от одного контрагента, акт сверки вместе с УПД показывает всю историю отношений: сколько отгружено, сколько оплачено, какой остаток. Это убедительнее, чем отдельные документы по одной операции. Подробнее о том, как банки оценивают клиентов, — в разделе о 115-ФЗ.

При взыскании. Если покупатель перестал платить, подписанный им акт сверки — признание долга. С ним проще и в претензионной переписке, и в суде.

Гостиницы: сверка с агентами

У отеля своя специфика. Площадки бронирования и турагенты удерживают комиссию и перечисляют остаток, причём по каждому агенту — своя периодичность и свой формат отчёта. Расхождения появляются из-за отмен, переносов и изменения стоимости брони. Регулярная сверка через ЭДО с каждым агентом позволяет закрывать месяц без сюрпризов. О работе отеля в целом — в разделе Контур.Отель.

Сверка и уступка требования

Когда поставщик уступает требование фактору, покупатель продолжает платить, но уже фактору. Здесь сверка особенно важна: если покупатель считает, что должен меньше, разница всплывёт при оплате, и разбираться придётся втроём.

Чтобы этого не было, перед первой уступкой полезно провести сверку с покупателем за последний период. Подписанный акт показывает, что стороны согласны с остатком, и фактор финансирует понятную сумму.

Дальше сверку стоит делать регулярно, особенно если по поставкам бывают возвраты и корректировки. Каждый такой документ меняет сумму требования, и все три стороны должны видеть одну цифру.

Как часто сверяться

• С ключевыми покупателями — ежеквартально, а при факторинге — по требованию фактора.
• С агентами и площадками — ежемесячно.
• С остальными — раз в год, перед закрытием года.
• Внепланово — перед уступкой требования, перед подачей в суд, при смене бухгалтера с любой стороны.

Что подготовить

Сверка в ЭДО работает, когда первичка уже в ЭДО. Если половина документов ходила на бумаге, акт сверки покажет те же расхождения, что и раньше. Поэтому мы начинаем с переноса основного документооборота с крупными контрагентами — подключение, УПД, роуминг, — а сверку настраиваем следующим шагом.