УПД в Диадоке: как отправить и почему он важен для оплаты

Один документ вместо трёх

До появления УПД поставка сопровождалась счётом-фактурой, накладной или актом, иногда ещё и счётом на оплату. Универсальный передаточный документ объединил первичный документ и счёт-фактуру в одном. В электронном виде он стал самым массовым документом ЭДО.

У УПД есть статус, который выбирается при создании:

Ошибка в статусе — частая причина возврата документа. Если вы платите НДС, а отправили ДОП, покупатель не сможет взять вычет и попросит переделать.

Как устроен электронный УПД

Документ состоит из двух частей — титулов. Первый заполняет и подписывает продавец: что передано, сколько, по какой цене, на каком основании. Второй — покупатель: принял, когда, кто принял, с замечаниями или без.

Пока нет второй подписи, у вас на руках только заявление о том, что товар отправлен. С подписью покупателя документ превращается в подтверждение исполненной поставки. На этой разнице держатся оплата, финансирование и споры.

Почему ответная подпись — главное

Для оплаты. Во многих договорах отсрочка считается от даты приёмки. Пока покупатель не подписал, срок формально не начался. В ЭДО видно, когда документ доставлен и когда подписан, — и бухгалтерии обеих сторон смотрят на одну дату.

Для фактора. Факторинг — это финансирование уже исполненной поставки. Фактор платит вам, а потом получает деньги от покупателя. Ему важно убедиться, что поставка была и принята. Подписанный обеими сторонами УПД — прямое доказательство. Контур.Факторинг получает такие документы из ЭДО напрямую, без сканов и пересылки.

Для банка. Банк по 115-ФЗ может попросить пояснить крупное или необычное поступление. Подписанные УПД по этому покупателю — стандартный пакет подтверждения. Подробнее о том, как банки смотрят на операции, — в разделе о комплаенсе.

Для налоговой. Вычет НДС у покупателя возможен на основании счёта-фактуры. Электронный УПД со статусом СЧФДОП это закрывает, а дата подписания помогает правильно отнести вычет к периоду.

Как отправить УПД в Диадоке

Есть три пути.

1. Создать в веб-интерфейсе. Подходит, если отгрузок немного. Заполняются реквизиты, табличная часть, содержание операции, документ подписывается и уходит.
2. Загрузить XML. Файл выгружается из учётной программы в формате ФНС и загружается в Диадок. Удобно, если учёт ведётся не в 1С или интеграция пока не настроена.
3. Отправить из 1С. Модуль интеграции берёт данные из реализации, формирует документ и возвращает статус в карточку. Это основной вариант при регулярных отгрузках — подробнее на странице о 1С.

Перед отправкой стоит проверить три вещи: статус документа, ИНН и КПП покупателя, подписанта со стороны продавца. Если подписывает не директор, у подписанта должна быть действующая машиночитаемая доверенность.

Корректировки и исправления

Поставка не всегда проходит идеально. Покупатель принял меньше, цена изменилась после отгрузки, обнаружился брак. Для этого есть два инструмента.

Исправленный УПД — когда в исходном документе ошибка: неверный ИНН, опечатка в цене, не та дата. Отправляется новая версия с пометкой об исправлении, ссылкой на исходный документ.

Корректировочный документ — когда изменились условия: количество, цена, скидка задним числом. Он фиксирует разницу и тоже подписывается обеими сторонами.

Для финансирования это важно. Фактор смотрит на актуальную сумму требования. Если по поставке выставлена корректировка на уменьшение, а вы этого не учли, сумма к финансированию окажется завышенной и расчёт придётся пересматривать.

Гостиницы и агентские документы

Для отеля УПД — не единственный документ. Площадки бронирования и турагенты присылают отчёты агента и акты на вознаграждение, а гостиница выставляет закрывающие документы корпоративным клиентам. Все они проходят через ЭДО так же, как товарный УПД. Когда агентов несколько, электронный обмен экономит дни при закрытии месяца. Про остальную работу отеля — в разделе Контур.Отель.

Если поставка шла с перевозкой

Когда товар везёт транспортная компания, к УПД добавляется транспортная накладная. С 1 сентября 2026 года она оформляется электронно. УПД подтверждает переход товара, накладная — что груз физически доехал до покупателя. Для фактора и банка это два независимых подтверждения одной сделки. Подробнее — в подразделе ЭТрН.