Шахматка бронирования: как вести загрузку номеров

Слово «шахматка» пришло из гостиничного быта задолго до программ: администраторы чертили на листе сетку с номерами и датами и закрашивали клетки занятых ночей. Принцип не изменился, поменялась скорость. Сейчас бронь может прийти в три часа ночи с площадки, и шахматка должна узнать о ней раньше, чем утренний администратор.

Как устроен экран

По вертикали — номера, сгруппированные по категориям: стандарт, улучшенный, семейный, койко-места в хостеле. По горизонтали — дни. Каждая бронь — полоса от даты заезда до даты выезда. На полосе видно имя гостя, источник брони и статус оплаты.

С этого экрана администратор отвечает на большую часть вопросов без переключений:

• есть ли свободный двухместный номер на ближайшие выходные;
• кто заезжает сегодня и кто выезжает;
• какие брони не оплачены и требуют звонка;
• где образовалась одна свободная ночь между двумя бронями, которую можно продать со скидкой.

Откуда в шахматке появляются брони

В Контур.Отеле в один календарь сходятся три потока:

1. Площадки бронирования. Заказы с Островка, Bronevik, Яндекс.Путешествий, Авито и других каналов, подключённых через менеджер каналов.
2. Свой сайт и соцсети. Прямые брони через виджет модуля онлайн-бронирования.
3. Звонки и мессенджеры. Брони, которые администратор заводит вручную.

Все три источника видны вместе. Нет ситуации, когда менеджер по телефону обещает номер, который полчаса назад продали на агрегаторе.

Почему таблица не справляется

Электронная таблица кажется бесплатной альтернативой, но у неё три слабых места.

Она не синхронизируется с площадками. Бронь на агрегаторе нужно увидеть в его кабинете и перенести руками. Пока это не сделано, номер продаётся в двух местах.

Она не знает про оплаты. Статус приходится отмечать цветом или комментарием, и через месяц уже трудно понять, что значит жёлтая клетка.

Она не связана с учётом гостей. Данные паспорта всё равно надо отдельно вносить в уведомление о прибытии. В системе карточка заселения сразу становится основой для отправки в МВД — об этом подробно в разделе о миграционном учёте.

Цены и категории

В шахматке живут не только брони, но и цены. Категории номеров и тарифы меняются на лету: подняли цену на праздники — новая стоимость сразу уходит на подключённые площадки и в виджет на сайте. Не нужно заходить в кабинет каждого агрегатора отдельно.

Сценарии, которые закрывает шахматка

Ранний заезд и поздний выезд. Видно, свободен ли номер накануне и на следующий день, и можно сразу предложить гостю платную услугу.

Переселение. Гость попросил номер побольше — по сетке видно, какой номер свободен на все его даты, и бронь переносят туда. Освободившиеся ночи снова идут в продажу.

Групповой заезд. Несколько номеров под одну группу видны рядом, и сразу понятно, хватает ли мест одной категории или группу придётся расселить по разным.

Несколько корпусов. Для базы отдыха или санатория шахматка показывает загрузку по каждому корпусу и по объекту в целом.

Как читать загрузку

Шахматка полезна не только администратору, но и владельцу. По одному экрану видно, как продаётся объект.

Дыры между бронями. Одна свободная ночь между двумя гостями продаётся хуже всего. Если такие ночи повторяются, стоит подумать о минимальном сроке проживания или о скидке на короткие окна.

Неравномерность по категориям. Если одна категория всегда занята, а другая пустует, дело может быть в цене, фото на площадках или самом номере.

Источники броней. Видно, сколько гостей пришло с площадок, сколько напрямую. От этого соотношения зависит, сколько уходит в комиссии.

Неоплаченные брони. Брони без предоплаты на ближайшие даты — кандидаты на звонок, чтобы не держать номер под гостем, который не приедет.

Кто ещё смотрит в шахматку

Кроме администратора, шахматкой пользуются горничные — чтобы понять, какие номера готовить к заезду, — и управляющий, который планирует цены на сезон. Чем точнее в ней данные, тем меньше звонков и уточнений между сотрудниками. Если в объекте работает несколько смен, шахматка становится общим журналом: следующая смена видит всё, что случилось ночью.

Что дальше

Шахматка — основа, на которую нанизываются остальные модули: каналы продаж, прямые брони, учёт гостей, касса. Если вы выбираете систему с нуля, начните с критериев на странице «Программа для гостиницы: как выбрать». Если объект небольшой и администратор работает один, посмотрите, как упростить работу мини-отеля и хостела.