Постановка иностранца на миграционный учёт в гостинице

Для гостиницы постановка иностранца на учёт — не услуга гостю, а собственная обязанность. Закон называет объект размещения принимающей стороной, и отвечает за своевременность именно он. Ниже — как процедура выглядит по шагам.

Кто ставит на учёт

По статье 20 109-ФЗ уведомление о прибытии иностранного гражданина подаёт в орган миграционного учёта принимающая сторона. Есть случаи, когда иностранец подаёт его сам — например, если живёт в собственной квартире или снимает жильё по договору найма. Но для гостиниц и иных средств размещения закон прямо оговаривает, что часть этих правил на них не распространяется, — уведомление подаёт администрация.

Тот же порядок действует для организаций отдыха детей, медицинских организаций со стационаром и организаций социального обслуживания.

Что гость предъявляет при заселении

По статье 22 иностранец по прибытии предъявляет принимающей стороне:

• документ, удостоверяющий личность и признаваемый в России в этом качестве — как правило, паспорт;
• миграционную карту — кроме случаев, когда международный договор освобождает от её заполнения.

Перечень дополнительных документов определяет Правительство. Изымать паспорт и миграционную карту гостиница не вправе — данные переписывают или сканируют, документы возвращают гостю.

Срок

Общий срок для принимающей стороны — семь рабочих дней. Для гостиницы он намного короче: один рабочий день, следующий за днём прибытия (часть 3.1 статьи 20).

Этот запас очень небольшой. Если администратор отправляет уведомления раз в неделю пачкой, срок неизбежно будет нарушаться.

Как подать уведомление

Закон разрешает несколько способов: лично в орган миграционного учёта, через МФЦ, почтой или в электронной форме. Для гостиницы с ежедневными заездами реалистичен только электронный путь.

Через сервис учёта гостей это выглядит так:

1. Администратор заполняет карточку при заселении или загружает файл XML или CSV.
2. Сервис сверяет гостя с реестром контролируемых лиц.
3. Формируется уведомление о прибытии и уходит напрямую в УВМ МВД или через Госуслуги.

Мы не орган миграционного учёта и не принимаем уведомления. Сервис отправляет их от имени вашей организации, а принимает МВД.

Отрывная часть

После постановки на учёт гость должен получить отрывную часть уведомления. При электронной подаче её электронная версия подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью должностного лица органа миграционного учёта. Гостиница распечатывает копию и отдаёт её гостю — так прямо сказано в статье 22.

Отрывная часть подтверждает, что гость стоит на учёте, и это его документ, а не гостиницы. Копию лучше отдавать сразу после приёма уведомления, а не в день выезда.

Групповой заезд

Самое уязвимое место — заезд группы: туристы, спортивная команда, рабочие на объекте, смена в лагере. Двадцать анкет за вечер вручную заполняются с ошибками. В сервисе группу можно загрузить одним файлом XML или CSV, проверить и отправить все уведомления разом.

Журнал и печатные формы

Помимо самих уведомлений гостиница ведёт журнал регистрации иностранных граждан по форме № 2-Г. Сервис формирует его автоматически вместе с уведомлениями, анкетами гостей и уведомлениями о снятии с учёта.

Типичные ситуации на ресепшене

Гость заселяется ночью. Срок отсчитывается от дня прибытия, а не от времени. Если гость приехал в два часа ночи во вторник, днём прибытия считается вторник, и уведомление нужно подать в среду. Электронная отправка позволяет не откладывать это до утра.

Номер забронировала компания. Принимающей стороной всё равно остаётся гостиница: важно, где человек фактически живёт, а не кто платит.

Гость переезжает в другой номер. Адрес места пребывания при этом не меняется, это та же гостиница. Достаточно поправить бронь в шахматке.

Гость из одной вашей гостиницы переезжает в другую. Это новое место пребывания: в новом объекте подаётся уведомление о прибытии, в прежнем — об убытии.

Что проверить в первый месяц

После перехода на электронную отправку стоит пару недель внимательно смотреть на результаты: все ли уведомления приняты, получены ли отрывные части, совпадают ли данные в журнале № 2-Г с фактическими заездами. Так быстрее всего выявляются ошибки в настройке адреса объекта или в привычках смены.

После выезда

Когда гость уезжает, учёт нужно закрыть: уведомление об убытии подаётся не позднее 12 часов рабочего дня, следующего за днём выезда. Что делать, если гость задержался, — на странице о снятии с учёта и продлении.