Электронная подпись сотрудника и машиночитаемая доверенность

Раньше сертификат сотрудника содержал название компании, и этого хватало. Теперь так не делают: сертификат с данными организации получает только тот, кто действует без доверенности. Остальные подписывают личным сертификатом и подтверждают полномочия машиночитаемой доверенностью — МЧД.

Из чего состоит связка

Личный сертификат физлица. Выпускает коммерческий аккредитованный удостоверяющий центр, например УЦ Контура. В сертификате только данные человека, без организации. Он остаётся с сотрудником, даже если тот сменит работу.

Машиночитаемая доверенность. Электронный документ, в котором компания указывает, кто и что может подписывать от её имени. Подписывает МЧД руководитель своим сертификатом. Она регистрируется в распределённом реестре ФНС, и любая система может проверить её по номеру.

Когда сотрудник подписывает УПД, к документу прикладывается ссылка на МЧД. Контрагент видит не просто «подписал Иванов», а «подписал Иванов по доверенности ООО такого-то с правом подписывать первичку».

Кому в компании нужна такая связка

• бухгалтеру — отчётность, первичные документы, ответы на требования;
• менеджеру по продажам и закупкам — УПД и акты в Диадоке;
• логисту — транспортные накладные и путевые документы, см. ЭПД;
• финансисту — реестры поставок для фактора и запросы банка;
• юристу — иски, заявления, документы для Росреестра.

Форматы доверенности

Единого «на все случаи» формата пока нет. Контур.Доверенность поддерживает три:

Если сотрудник сдаёт отчётность и подписывает УПД, ему может понадобиться МЧД в двух форматах. Сервис помогает понять, какой нужен.

Как оформить по шагам

1. Сотрудник получает личный сертификат в удостоверяющем центре — с одной личной проверкой.
2. В Контур.Доверенности создаётся МЧД: данные компании подтягиваются сами, остаётся внести сотрудника и выбрать полномочия.
3. Руководитель подписывает её своей КЭП.
4. Сервис отправляет МЧД в ФНС, СФР и ФТС. Для остальных систем номер копируют или загружают файл.
5. Сотрудник проверяет вход и подписание там, где будет работать.

Сколько стоит

Цены Контур.Доверенности на пакеты МЧД: одна — 1 440 ₽, три — 3 240 ₽, пять — 4 620 ₽, десять — 7 920 ₽. Есть пакеты на 25 и 50 штук и безлимит. Пакет действует 12 месяцев или до исчерпания. Сертификат сотрудника оплачивается отдельно, подробности — в разделе о стоимости.

Как выбрать полномочия

В МЧД права выбирают из справочника. Хороший принцип — давать ровно то, что человек делает каждый день, и ничего сверх. Несколько типовых наборов:

• бухгалтер: подписание отчётности, первичных документов, счетов-фактур, ответов на требования;
• менеджер: подписание УПД, актов и накладных с покупателями;
• финансист: подписание реестров для фактора, соглашений о ранней оплате;
• юрист: подача заявлений в суд и Росреестр, подписание претензий.

Если у сотрудника расширяется зона ответственности, выпускают новую МЧД, а старую отзывают. Это быстрее, чем кажется, и оставляет понятную историю: кто, когда и с какими правами подписывал.

Кто управляет полномочиями

В Контур.Доверенности есть роли руководителя, администратора и пользователя. Администратор формирует МЧД, руководитель подписывает, пользователь работает по готовым. Все МЧД видны списком по статусам: действующие, скоро истекающие, отозванные. Так проще не пропустить срок и не оставить лишние права.

Увольнение и перевод

Самая частая ошибка — забыть про права уволившегося. Пока МЧД не отозвана, бывший сотрудник формально сохраняет полномочия. Отзыв делается в том же сервисе с указанием причины, и реестр ФНС сразу видит, что она больше не действует.

При переводе на другую должность проще выпустить новую МЧД с другим набором полномочий, а старую отозвать. Перевыпуск переносит данные автоматически.

Сотрудник работает на две компании

Бухгалтер на аутсорсе ведёт несколько организаций — это нормальная ситуация. У него один личный ключ, а МЧД выдаёт каждая компания отдельно. При подписании он выбирает, от чьего имени действует, и к файлу прикладывается нужная МЧД. Покупать второй сертификат не надо.

Если сотрудников много

Когда в год нужно больше 15 сертификатов, ездить каждому в офис УЦ неудобно. Корпоративный центр регистрации Контура переносит проверку личности внутрь компании: назначенный администратор сверяет паспорт, а удостоверяющий центр проверяет заявку и выпускает сертификат. Удалённые сотрудники могут пройти проверку в ближайшем офисе Контура.

Мы помогаем выстроить такую схему: кому какой сертификат, с какими полномочиями, кто администратор. Подписи для руководителя — на странице для ООО и директора.