Как получить электронную подпись

Путь к электронной подписи короче, чем кажется. Но на нём есть одна развилка, на которой теряют больше всего времени: куда обращаться. Начнём с неё.

Развилка: налоговая или коммерческий УЦ

С 2022 года сертификаты для тех, кто действует без доверенности, выпускает удостоверяющий центр ФНС. Сюда относятся руководители организаций, индивидуальные предприниматели и нотариусы. Получить такой сертификат можно в инспекции или у доверенного лица ФНС — среди них есть банки и УЦ Контура.

Все остальные идут в коммерческий аккредитованный удостоверяющий центр. Это сотрудники, которые подписывают за компанию по доверенности, и частные лица, которым подпись нужна для своих дел.

Если вы не уверены, к какой строке относитесь, напишите нам: определим за пару минут.

Шаг 1. Документы

Для любого сертификата понадобятся паспорт, СНИЛС и ИНН владельца. Руководителю добавятся сведения о компании, предпринимателю — ОГРНИП. Большую часть реквизитов удостоверяющий центр сверяет по государственным реестрам сам.

Здесь важно другое: данные в паспорте, СНИЛС и реестрах должны совпадать. Новая фамилия в паспорте при старой в СНИЛС — частая причина отказа. Расхождение проще устранить заранее, чем потом перевыпускать сертификат.

Шаг 2. Носитель для ключа

Ключ квалифицированной подписи хранится на защищённом носителе — токене, похожем на флешку. Обычная флешка не подойдёт: носитель должен быть сертифицирован. В налоговую нужно прийти со своим токеном, в коммерческом УЦ его можно купить вместе с сертификатом.

Для части задач ключ можно хранить в облаке удостоверяющего центра, без токена. Это удобно, но работает не во всех системах — подробности на странице об установке и носителях.

Шаг 3. Проверка личности

Владелец приходит с оригиналами документов один раз. Это требование закона, и обойти его нельзя: сертификат подтверждает, что ключ принадлежит конкретному человеку. Отправить вместо себя родственника или курьера не получится.

Повторные сертификаты, пока действует прежний, во многих случаях выпускают удалённо. Об этом — на странице о продлении.

Шаг 4. Выпуск и настройка

После проверки удостоверяющий центр формирует сертификат и записывает ключ на носитель. Затем компьютер готовят к работе: ставят криптопровайдер, плагин, корневые сертификаты. Финальная проверка — войти в те сервисы, ради которых подпись оформляли: в Диадок, на площадку факторинга, в кабинет налогоплательщика.

Сколько это занимает

При готовых документах и свободном владельце весь процесс укладывается в рабочий день. Задержки дают три вещи: расхождения в данных, отсутствие носителя и невозможность владельца приехать в нужный день. Поэтому подпись лучше оформлять за неделю до сделки, а не накануне.

Пример: поставщик перед первой сделкой с фактором

Небольшое ООО договорилось с торговой сетью о поставках с отсрочкой и решило получать деньги через факторинг. Директор подписывает договоры сам, а реестры поставок будет готовить финансист.

Что они делают за неделю до старта. Директор с собственным токеном идёт к доверенному лицу ФНС и получает бесплатный сертификат. Финансист оформляет личный сертификат в УЦ Контура — с одним визитом для сверки паспорта. Директор подписывает финансисту машиночитаемую доверенность с правом подписывать реестры и УПД. Последний шаг — настройка обоих компьютеров и тестовый вход в ЭДО и на площадку факторинга.

На всё уходит два-три рабочих дня, из них реальной работы — несколько часов. Остальное время — ожидание удобного окна для визита.

Чего не стоит делать

• Оформлять ключ директора на бухгалтера «потому что он всё равно подписывает». Так нельзя: сертификат принадлежит конкретному человеку.
• Покупать первый попавшийся токен без сертификата соответствия.
• Заказывать сертификат в последний день перед сделкой или сдачей отчёта.
• Передавать носитель и ПИН-код по почте или в мессенджере.

Сотрудникам компании

Если подписывать будет не директор, понадобится ещё машиночитаемая доверенность. Без неё документ, подписанный личным сертификатом бухгалтера, контрагент вправе не принять. Как её выпустить и сколько это стоит, — на странице для сотрудников.

Что мы делаем в этом процессе

Мы — партнёр Контура, а не удостоверяющий центр. Подбираем вариант сертификата, проверяем документы до подачи, оформляем заявку в УЦ Контура и помогаем настроить рабочее место. Если окажется, что вам достаточно бесплатного сертификата ФНС, так и скажем.