Проверка электронной подписи на документе

Получили подписанный договор, акт или заявление — откуда знать, что подпись настоящая? Визуально она никак не видна, поэтому проверка нужна всегда, когда документ не пришёл через систему, которая делает это сама.

Что именно проверяется

Целостность. Подпись математически связана с содержимым файла. Если после подписания изменили хотя бы символ, проверка это покажет.

Сертификат подписанта. Выпущен ли он аккредитованным удостоверяющим центром, действовал ли на момент подписания, не отозван ли.

Полномочия. Кто подписал и вправе ли он это делать. Для директора полномочия видны по ЕГРЮЛ. Для сотрудника нужна машиночитаемая доверенность — её номер, срок и состав прав.

Первые две проверки автоматические. Третья требует внимания: подпись бухгалтера может быть технически безупречной, но без доверенности она не обязывает компанию.

Где проверить

Если документы приходят через Диадок, подпись проверяется при получении, и отдельно ничего делать не нужно. Ручная проверка нужна для файлов, пришедших по почте, на флешке или через мессенджер.

Как проверить файл с подписью

1. Сохраните оба файла: документ и подпись в формате sig. Если подпись встроена в документ, файл будет один.
2. Откройте сервис проверки и загрузите их.
3. Посмотрите результат: изменялся ли документ, кто подписал, кем выпущен сертификат и был ли он действителен.
4. Если подписал сотрудник — проверьте доверенность.

Главное правило: не открывайте и не пересохраняйте документ до проверки. Некоторые программы меняют служебные данные файла при сохранении, и подпись перестаёт сходиться.

Когда проверка особенно важна

Сделка с недвижимостью. Договор и доверенности — до того, как деньги ушли. О том, как устроена защита в Росреестре, — на странице для недвижимости.

Финансирование. Фактор проверяет подписи на УПД и реестрах, прежде чем дать деньги. Если поставщик готовит документы сам, лучше проверить их заранее — подробнее на странице для банков и факторинга.

Новый контрагент. Первый договор с незнакомой компанией. Кроме подписи стоит проверить и саму компанию — об этом в разделе о проверках по 115-ФЗ.

Гостиница и арендодатель. Договоры с корпоративными клиентами, гарантийные письма, акты — всё, что приходит файлом, а не через ЭДО.

Метка времени: зачем она нужна

Обычная подпись фиксирует, кто подписал документ, но не всегда — когда. Если позже сертификат истечёт или будет отозван, доказать, что на момент подписания он был действителен, станет сложнее.

Усовершенствованная подпись с меткой доверенного времени решает эту задачу: в неё встраивается момент подписания, подтверждённый независимым сервисом. Для договоров на годы вперёд, документов по сделкам с имуществом и архивов, которые будут поднимать при спорах, это разумная страховка. В Контур.Крипто такую подпись можно поставить при подписании.

Пример: договор пришёл по почте

Поставщику на почту приходит дополнительное соглашение о скидке от нового покупателя: PDF и файл sig. Бухгалтер загружает оба файла в сервис проверки. Результат: документ не изменён, ключ действующий, но подписал его менеджер, а не директор. Бухгалтер просит прислать номер доверенности, проверяет её в реестре ФНС и видит, что права подписывать соглашения о цене у менеджера нет. Покупатель переподписывает документ директором. Спор, который мог случиться через полгода, не случился.

Что делать, если проверка не прошла

• Убедитесь, что проверяете исходный файл, а не пересохранённую копию.
• Проверьте, что документ и файл подписи из одного письма.
• Попробуйте другой сервис — иногда проблема в корневых сертификатах конкретной программы.
• Если ошибка остаётся, запросите у отправителя документ повторно, лучше через систему ЭДО.

Не принимайте документ с непрошедшей проверкой «на доверии». Юридическая сила появляется только у подписи, которая проходит проверку.

Кто отвечает за результат

Проверка — забота получателя. Если компания приняла договор с поддельным ключом и исполнила его, доказывать потом придётся ей. Поэтому в бухгалтерии и юротделе стоит закрепить простое правило: любой входящий файл вне ЭДО проходит сверку до того, как по нему платят или отгружают.

Для отправителя тоже есть смысл: перед отправкой важного договора полезно самому прогнать его через сервис и убедиться, что всё сходится. Это занимает минуту и снимает лишние вопросы у контрагента.

Чтобы проверять реже

Лучший способ — переводить регулярный документооборот в ЭДО, где проверка встроена. Для разовых файлов достаточно Контур.Крипто. Если нужно настроить и то и другое, напишите нам: мы партнёр Контура и поможем подключить.