Как подписать договор и УПД электронной подписью

Электронная подпись чаще всего нужна именно для этого — подписывать документы с покупателями и поставщиками. Ниже о том, как это происходит на практике и где подвохи.

Три способа подписать документ

В системе ЭДО. Файл создаётся или загружается в сервис, например в Диадок, визируется ключом и сразу уходит контрагенту. Тот подписывает ответной подписью, и у обеих сторон остаётся юридически значимый экземпляр. Подлинность проверяется автоматически.

В учётной программе. Если ЭДО интегрирован с 1С, документы подписываются прямо оттуда — без выгрузки и загрузки файлов. Для бухгалтерии это самый быстрый путь.

Отдельным файлом. Договор в PDF или Word заверяете специальной программой или в браузере, получаете файл sig и отправляете оба файла любым способом. Подходит для разовых документов и для тех, у кого нет ЭДО.

Что и чем подписывают

Квалифицированная подпись равна собственноручной без каких-либо соглашений между сторонами. Простая или неквалифицированная — только если это прописано в договоре или правилах системы.

Подписание в ЭДО по шагам

1. Подключить компанию к оператору ЭДО и вставить токен — или выбрать облачный сертификат.
2. Загрузить документ или сформировать его из учётной программы.
3. Нажать «Подписать и отправить». Сервис попросит ПИН-код токена.
4. Контрагент получает документ и подписывает его со своей стороны или отклоняет с комментарием.
5. Итоговый документ с двумя подписями хранится у обоих.

Если подписывает не директор, к документу автоматически прикладывается машиночитаемая доверенность. Как её получить, — на странице для сотрудника.

Подписать отдельный файл

Бывает, что договор нужно подписать вне ЭДО: контрагент — физлицо, госорган просит файл, документ надо приложить к письму. Тогда подходит Контур.Крипто. Он работает в браузере и принимает сертификат любого аккредитованного удостоверяющего центра.

Что можно сделать:

• подписать документ любого формата или пакет файлов;
• поставить вторую подпись под уже подписанным документом;
• приложить машиночитаемую доверенность;
• добавить штамп подписи, если файл будут печатать.

Результат — исходный файл и подпись в формате sig. Это открепленная подпись: хранить и отправлять её нужно вместе с документом.

Открепленная и встроенная подпись

Есть два способа хранить подпись вместе с файлом. Во встроенном варианте она находится внутри документа, и файл один. В открепленном — рядом лежат два файла: исходный документ и подпись в формате sig.

Открепленный вариант удобен тем, что исходный документ открывается любой программой без специального ПО. Встроенный — тем, что ничего не потеряется при пересылке. Системы ЭДО сами выбирают нужный формат, вручную об этом думать приходится только при подписании отдельных файлов.

Пример: сеть кофеен и поставщик молока

Поставщик каждое утро привозит молоко в двадцать кофеен. Раньше водитель возил пачку бумажных накладных, часть возвращалась без подписи, и бухгалтерия неделями собирала первичку. Теперь УПД формируются в учётной программе поставщика и уходят в ЭДО. Управляющие кофеен подписывают их с планшета по доверенности, а бухгалтерия сети видит всё в одном окне.

Через месяц поставщик подключил факторинг и получает деньги за поставки, не дожидаясь отсрочки, — фактору достаточно подписанных УПД из ЭДО.

Почему подписанные документы — это деньги

Первичка, подписанная обеими сторонами, — доказательство поставки. Её просит фактор, когда финансирует отгрузку. Её же поднимают, когда банк задаёт вопросы по операциям в рамках 115-ФЗ. И она же нужна покупателю, чтобы принять НДС к вычету.

Если УПД подписан вовремя и правильной подписью, все три задачи решаются выгрузкой из ЭДО. Если нет — начинается сбор бумаг и подписей задним числом. Подробнее о связке с финансированием — на странице для банков и факторинга.

Роуминг и новые контрагенты

Не все компании работают у одного оператора. Если покупатель сидит в другой системе, обмен идёт через роуминг между операторами. Его настраивают один раз на пару компаний, после чего всё работает так же, как внутри одного сервиса. Запросите роуминг заранее, до первой поставки: на согласование может уйти несколько дней.

Ещё одна деталь — приглашение. Чтобы начать обмен, одна сторона отправляет другой приглашение, вторая принимает. Без этого входящие УПД не дойдут, даже если обе компании подключены.

Частые ошибки

• Подписать УПД сертификатом сотрудника без доверенности — контрагент вправе такой документ не принять.
• Отправить файл без открепленной подписи или подпись без файла.
• Подписать документ, а потом поправить в нём опечатку: подпись перестанет сходиться, нужно подписывать заново.
• Забыть о сроке сертификата и обнаружить это в день отгрузки — см. продление.