Электронная подпись для банка и факторинга

Сценарий знакомый каждому поставщику: товар отгружен, покупатель заплатит через 60 дней, а деньги нужны сейчас. Решение есть — фактор выкупает право требования и финансирует поставку. Но он финансирует не обещание, а документ. И этот документ должен быть подписан.

Две разные подписи, которые путают

Подпись банка. Многие банки выдают клиенту собственную подпись для входа в интернет-банк и подписания платёжек. Она удобна, но работает только в системах этого банка. Для документов с контрагентами и для сделок вне банка она не подходит.

Квалифицированная подпись УЦ. Выпускается удостоверяющим центром, равна собственноручной подписи без дополнительных соглашений. Ей подписывают документы с покупателями, фактором, госорганами и любыми банками, которые принимают КЭП.

Если вы планируете финансирование, ориентируйтесь на вторую. Сертификат руководителя можно получить бесплатно в УЦ ФНС, в том числе у банков, которые являются его доверенными лицами.

Факторинг: где нужна подпись

На площадке Контур.Факторинга сделка проходит целиком онлайн, и подписываются все её этапы:

1. Заявка и анкета. Поставщик подаёт данные о себе и дебиторе.
2. Генеральный договор с фактором. Подписывает руководитель или сотрудник с доверенностью.
3. Уведомление дебитора. Покупателю сообщают, что платить по поставке теперь нужно фактору.
4. Реестры поставок. Формируются автоматически из документов ЭДО и подписываются КЭП.
5. Финансирование. Фактор переводит деньги, дебитор позже платит ему в свой срок.

На площадке работают больше 60 факторов, и условия можно сравнить в одном окне. Но без действующей КЭП дальше первого шага не пройти.

Почему фактору нужны подписанные УПД

Фактор финансирует реальную поставку, и доказательство поставки — первичный документ, подписанный обеими сторонами. Площадка подтягивает УПД и акты из систем ЭДО. Если документ подписан только поставщиком или подписан простой подписью, подтверждения нет.

Поэтому связка выглядит так: ЭДО в Диадоке — подписанные УПД — реестр для фактора — деньги. Каждое звено держится на квалифицированной подписи. Подробнее о первом звене — на странице о подписи для ЭДО.

Для поставок, которые идут транспортом, к УПД может добавиться электронная транспортная накладная — ещё одно подтверждение, что товар доехал. Об этом — в разделе об ЭПД.

Ранняя оплата от покупателя

Есть и вариант без фактора. Если крупный покупатель готов заплатить раньше срока за скидку, это оформляют через Контур.Дисконт. Поставщик выбирает поставки и подписывает соглашение о ранней оплате квалифицированной подписью, затем его подписывает покупатель и платит. Основной договор поставки при этом менять не нужно.

Запросы банка по 115-ФЗ

Банк вправе запросить пояснения и документы по операциям клиента. Ответ отправляют через интернет-банк и подписывают — подписью банка или КЭП, в зависимости от его правил. Важнее подписи здесь сами документы: договоры, УПД, акты. Если они уже лежат подписанными в ЭДО, ответ собирается за час, а не за неделю. Как подготовиться к таким проверкам, — в разделе о 115-ФЗ.

Пример: от отгрузки до денег за три дня

Поставщик продуктов отгрузил товар сети в понедельник. Во вторник менеджер подписал УПД в ЭДО, сеть подписала его в ответ к вечеру. В среду финансист сформировал на площадке реестр из этой и ещё двух поставок и подписал его по доверенности. Фактор проверил документы, и в четверг деньги поступили на счёт.

Покупатель при этом ничего не менял в своих сроках: он оплатит фактору через 60 дней, как и было в договоре. Всё, что понадобилось от поставщика, — ключи у двух человек и аккуратный документооборот.

Что проверить перед первой сделкой

• срок действия ключа у директора и у финансиста;
• доверенность финансиста — есть ли в ней право подписывать реестры;
• подключён ли покупатель к ЭДО и подписывает ли он УПД квалифицированной подписью;
• настроена ли передача документов из ЭДО на площадку.

Кто подписывает в компании

Генеральный договор с фактором и кредитный договор обычно подписывает руководитель. Реестры поставок, уведомления и ответы банку удобнее передать финансисту или бухгалтеру — с личным сертификатом и машиночитаемой доверенностью. Как это оформить, — на странице для сотрудника.

Мы не банк и не фактор. Мы партнёр Контура: помогаем оформить подписи, подключить ЭДО и площадку факторинга, чтобы документы и деньги шли по одной цепочке.