Продление электронной подписи

Запросы «как продлить подпись» — одни из самых частых. Термин неточный: сертификат с истёкшим сроком нельзя оживить, можно только получить новый. Но процедура для этого заметно проще первого выпуска, если начать вовремя.

Сначала проверьте срок

Дата окончания указана в свойствах ключа: откройте их на компьютере или посмотрите в сервисе, где работаете. Многие системы ЭДО и удостоверяющие центры заранее напоминают о приближении срока.

Удобное правило: начинать перевыпуск за месяц. Это запас на случай, если что-то пойдёт не так — изменились данные в реестре, нужен новый токен, владелец в отпуске.

Пока старый ключ действует

Руководитель и ИП: через кабинет ФНС

Если сертификат выпущен удостоверяющим центром ФНС и ещё действует, его можно перевыпустить без визита. Для ИП это делается в личном кабинете предпринимателя, для организаций — в кабинете юрлица. Компьютер должен быть настроен, а токен вставлен: заявление подписывается текущим сертификатом.

Новый ключ записывается на тот же носитель и снова действует 15 месяцев. Налоговая советует подавать заявление с запасом, а не в последние дни срока.

Сотрудники и физлица: через УЦ

Коммерческие удостоверяющие центры, как правило, тоже делают замену удалённо, если у владельца есть действующий ключ. Заявление подписывается старой подписью — это подтверждает личность без визита. Если данные в паспорте не менялись, повторная проверка не нужна.

Если срок уже истёк

Подписать заявление нечем, значит, личность надо подтвердить заново. Порядок такой же, как при первом выпуске: документы, визит в налоговую, к доверенному лицу или в офис УЦ, затем запись ключа и настройка. Подробнее — на странице как получить подпись.

Отдельная неприятность — простои. Пока замены нет, нельзя подписать УПД, отправить реестр фактору, сдать отчётность. Для бизнеса, который живёт на отсрочках и факторинге, даже два дня без подписи — заметная задержка денег.

Когда нужен именно перевыпуск, а не продление

Иногда сертификат надо заменить, даже если срок ещё не вышел:

• сменилась фамилия или паспорт владельца;
• сменился директор — прежнему сертификат отзывают, новый получает свой;
• изменились данные компании в ЕГРЮЛ;
• токен потерян или ключ мог попасть к посторонним;
• забыт ПИН и носитель заблокирован.

В этих случаях удалённый перевыпуск обычно недоступен: данные в старом ключе уже не совпадают с действительностью или ключ скомпрометирован.

Как не пропустить срок в компании

В организации с несколькими владельцами ключей сроки расходятся: у директора один, у бухгалтера другой, у менеджеров третий. Простой способ не потерять их — завести таблицу с ФИО, сроком и датой напоминания за месяц. Лучше — вести всё в сервисе, который сам напоминает.

Если в компании больше 15 ключей, корпоративный центр регистрации Контура показывает все действующие сертификаты в одном окне. Там же делают продление, перевыпуск и отзыв.

Не забывайте и о доверенностях. МЧД имеет свой срок, не связанный с ключом сотрудника. Может оказаться, что ключ действует, а МЧД истекла, — и документы перестанут приниматься.

Пример: бухгалтер в отпуске

Срок ключа главбуха истекает через неделю, а она уезжает на две. Если ничего не сделать, по возвращении придётся ехать на сверку паспорта, а отчётность и ответы банку подождут. Правильный порядок — перевыпустить ключ удалённо до отъезда, подписав заявление текущей подписью. Займёт это меньше часа.

Что сделать после перевыпуска

1. Установить новый сертификат на компьютер и проверить вход в рабочие системы.
2. Обновить данные в системе ЭДО, если она не подхватила новый ключ сама.
3. Если сертификат директора — убедиться, что машиночитаемые доверенности сотрудников по-прежнему действуют. Подробнее — на странице для сотрудника.
4. Предупредить контрагентов, если они проверяют подпись по отпечатку сертификата.
5. Поставить напоминание о следующем сроке.

Отзыв старого ключа

После замены прежний сертификат обычно не нужен. Если он ещё действует, а носитель остался у бывшего сотрудника или потерян, лучше его отозвать. Отозванный ключ перестаёт проходить проверку, и подписать им что-то от имени компании уже не получится.

Чем можем помочь

Мы партнёр Контура и не перевыпускаем ключи ФНС за вас — это делает владелец в кабинете или удостоверяющий центр. Но мы подскажем, какой путь доступен в вашем случае, оформим перевыпуск в УЦ Контура для сотрудников и физлиц и поможем, если после замены что-то перестало работать. Частые ошибки после замены — на странице об установке.