Цифровой набор для мини-отеля: что подключить в первый сезон

Владелец мини-отеля на десять номеров обычно сам себе администратор, маркетолог и бухгалтер. Брони приходят из трёх площадок, с сайта и по телефону. Гостей нужно поставить на учёт, чеки пробить, с поставщиками белья рассчитаться. Если каждая задача живёт в своей тетрадке или таблице, сезон превращается в бесконечную перепроверку.

Ниже — набор, с которым небольшой объект может работать спокойно, и порядок, в котором его разумно собирать.

Основа: шахматка

Первое, что нужно, — одно место, где видны все брони. Не таблица, которую обновляют вручную, а календарь, куда заявки падают сами: с сайта, с площадок, из телефонных звонков. По каждому номеру видно, свободен он или нет, оплачена бронь или ждёт предоплаты.

В Контур.Отеле это шахматка, где категории и цены можно менять на лету. Для объекта до 10 номеров тариф «Система управления отелем» стоит 10 350 рублей в год.

Каналы продаж: защита от двойных броней

Большинство мини-отелей продаются через несколько площадок одновременно. Главный риск здесь — двойная бронь: номер продан на одной площадке, а на другой всё ещё показывается свободным.

Менеджер каналов синхронизирует доступность и цены с площадками — Островком, Bronevik, Яндекс.Путешествиями, Авито и другими. Продали номер в одном месте — он закрылся везде.

Прямые продажи

Площадки берут комиссию с каждой брони. Чем больше гостей бронирует напрямую, тем выше доход с того же номера. Модуль онлайн-бронирования ставит виджет на ваш сайт или в соцсети, комиссия — 2%. Если сайта нет, мини-сайт объекта собирается прямо в сервисе.

Постоянным гостям стоит при выезде предложить бронировать в следующий раз напрямую. Это бесплатно и работает лучше любой рекламы.

Обязательная часть: учёт гостей

Это то, что нельзя отложить. Объект размещения — принимающая сторона, и данные о заселении российских и иностранных гостей нужно передавать в МВД.

Ручной вариант выглядит так: заполнить бланк, отвезти или отправить, при выезде — снять с учёта. В сезон легко пропустить срок. Автоматический вариант: администратор заполняет карточку при заселении, а уведомление формируется из неё и уходит электронно — напрямую в УВМ МВД или через Госуслуги. При выезде гость снимается с учёта автоматически.

Есть ещё одна полезная проверка — сверка гостя с реестром контролируемых лиц. Статус виден до того, как вы выдали ключ, и решение о заселении принимается заранее, а не после визита проверяющих.

Подробно о правилах и сроках — в разделе Миграционный учёт. Если вам нужен только учёт гостей без шахматки и каналов, есть отдельный сервис: 12 380 рублей в год для объекта до 10 номеров.

Касса

Гости платят картой и наличными, и под каждый расчёт нужен чек. Кассовый модуль подключается к Контур.Отелю дополнительно, от 4 700 рублей. Плюс — оплата сразу привязана к брони, и не нужно сводить кассу с шахматкой в конце дня.

Документы с поставщиками

Прачечная, поставщик продуктов для завтраков, управляющая компания — у каждого свои счета и акты. Если поставщики работают в Диадоке, закрывающие документы можно подписывать электронно и не хранить папки с бумагой. Для этого понадобится электронная подпись руководителя или ИП.

Связь с гостями и командой

Если у вас несколько объектов или управляющий в другом городе, еженедельные планёрки удобнее проводить по видео. В Контур.Толке встречи не ограничены по времени, а участник подключается по ссылке. Это не первая необходимость, но к середине сезона обычно становится полезным.

Порядок подключения

Если у вас апартаменты

Для посуточной сдачи квартир есть отдельный тариф «Апартаменты». Его цена зависит от числа объектов: до 5 — 2 273 рубля, до 15 — 3 730 рублей, до 50 — 7 371 рубль в год. Мобильное приложение продолжает работать при слабом интернете, что пригодится, если вы заселяете гостей сами, на месте.