Какие документы просит фактор и как собрать их без бумажной волокиты

Логика проверки у фактора простая. Он отдаёт поставщику деньги сегодня, а получит их от покупателя через месяц или два. Значит, ему нужно ответить себе на три вопроса: существует ли поставщик, существует ли покупатель, и была ли отгрузка на самом деле. Каждый документ из пакета закрывает один из этих вопросов.

Блок первый: кто вы

Это стандартный набор, похожий на тот, что просит любой банк:

• сведения о компании или индивидуальном предпринимателе, полномочия руководителя;
• бухгалтерская отчётность за последний период;
• информация о собственниках и бенефициарах;
• банковские реквизиты для перечисления финансирования.

Здесь фактор действует как обычная финансовая организация и проходит свои процедуры по 115-ФЗ. Подробнее о том, почему финансовые организации задают такие вопросы, мы писали в статье о блокировке счетов.

Блок второй: с кем вы работаете

Главный документ — договор поставки или оказания услуг с покупателем. Фактор смотрит в нём несколько вещей:

• какая отсрочка и с какого момента она считается;
• нет ли запрета на уступку денежного требования;
• как оформляется приёмка и кто подписывает документы со стороны покупателя;
• есть ли у покупателя право удерживать оплату при претензиях.

Если отношения с покупателем давние, полезно показать историю: сколько поставок было и как он платил. Чем ровнее история, тем увереннее фактор устанавливает лимит.

Блок третий: что вы отгрузили

Это самая объёмная часть, и именно она повторяется при каждой выплате. Под каждую уступаемую поставку нужны:

• УПД или товарная накладная с подписью покупателя;
• счёт-фактура, если вы работаете с НДС и не используете УПД;
• акт — для услуг и работ;
• при необходимости — транспортная накладная, подтверждающая, что груз доехал.

Если вы отгружаете раз в квартал, собрать это вручную несложно. Если десятки раз в месяц, первичка превращается в узкое место. Документы подписываются с опозданием, оригиналы приходят курьером, номера в реестре не совпадают с номерами в накладных.

Как это выглядит в электронном виде

На площадке Контур.Факторинга третий блок собирается почти без участия людей. Документы по поставкам загружаются из системы электронного документооборота, реестр уступленных требований формируется автоматически, а покупатель подтверждает поставки там же, на площадке. Фактор видит не сканы, а подписанные электронные документы, которые подделать гораздо сложнее.

Для этого нужно, чтобы первичка с покупателем уже ходила по ЭДО. Если вы пока обмениваетесь бумагой, начните с Диадока: большинство крупных покупателей уже принимают в нём УПД, и переход часто занимает меньше времени, чем кажется.

Перевозку стоит оформлять так же. Электронная транспортная накладная, подписанная грузополучателем, — веский довод, что товар действительно доехал. Об этом подробно в разделе ЭТрН и в отдельной статье о доказательстве поставки.

Зависит ли пакет от вида факторинга

Отчасти да. Основа одинакова, но акценты смещаются.

• С регрессом. Если покупатель не заплатит, фактор вернёт требование поставщику. Поэтому смотрят на обе стороны: и на покупателя, и на то, сможет ли поставщик погасить долг сам.
• Без регресса. Риск неплатежа фактор берёт на себя, и покупателя изучают особенно внимательно. Поставщику здесь важнее всего чистая первичка: любое расхождение в документах даёт покупателю повод не платить.
• Закупочный. Инициатор — покупатель, которому нужно оплатить закупки. Основной пакет собирает он, а от поставщиков нужны подтверждённые поставки.

Какой вариант выбрать, зависит от того, насколько вы уверены в покупателе. Если есть сомнения, полезно сначала его проверить.

Подпись для сделки

Договор факторинга и уведомления об уступке подписываются квалифицированной электронной подписью. Удобнее, если её владелец — руководитель: тогда не нужна доверенность. Если сделки будет вести финансовый директор или бухгалтер, ему понадобится личная подпись и машиночитаемая доверенность — как её оформить, рассказываем здесь.

Чек-лист перед заявкой

1. Найдите договор с покупателем и проверьте пункт об уступке.
2. Посмотрите, сколько отгрузок за последние полгода подписано без задержек.
3. Убедитесь, что УПД и акты идут через ЭДО, а не только на бумаге.
4. Проверьте, у кого есть действующая КЭП и кто будет подписывать.
5. Прикиньте, какой объём финансирования нужен в месяц.

С этим списком разговор с фактором получится коротким и предметным. А если вы понимаете, что пункты 3 и 4 пока не закрыты, их стоит решить раньше заявки: так вы сэкономите больше времени, чем на любом другом этапе.