Сделка без командировки: переговоры, договор и документы на расстоянии

Новый поставщик в Екатеринбурге, покупатель в Казани, вы — в Самаре. Раньше первая сделка с ними означала две командировки: на переговоры и на подписание. Сейчас обе поездки можно заменить, если собрать три инструмента в одну цепочку.

Звено 1. Переговоры по видео

Личную встречу ценят за то, что видишь собеседника, можешь показать продукт и сразу обсудить возражения. Видеовстреча даёт почти то же самое, если она нормального качества и не обрывается на сороковой минуте.

В Контур.Толке встречи не ограничены по длительности и идут в Ultra HD. Партнёр подключается по ссылке из браузера — без регистрации и установки программ. Это важно: первое впечатление портится, когда гость десять минут ставит незнакомое приложение.

Что ещё помогает на переговорах:

• демонстрация экрана в 4К — можно показать спецификацию, прайс или складскую программу без потери деталей;
• белая доска — нарисовать схему поставки или логистики;
• голосование и чат — когда на встрече несколько человек с каждой стороны;
• PIN-код и зал ожидания — посторонние на встречу не попадут.

Запись и расшифровка

После встречи остаются запись, расшифровка, переписка и результаты опросов. Они хранятся в облаке без ограничения объёма. Через неделю, когда юрист готовит договор, не нужно вспоминать, кто что обещал: открыл расшифровку и проверил.

Звено 2. Проверка партнёра

Пока идут переговоры, стоит проверить, с кем вы имеете дело. Выписка из ЕГРЮЛ, арбитражные дела, исполнительные производства, отчётность — всё это доступно удалённо. Особенно если партнёр просит отсрочку платежа. Как это сделать за час, мы рассказали в статье о проверке нового покупателя.

Звено 3. Договор с электронной подписью

Договор, подписанный квалифицированными подписями обеих сторон, равнозначен бумажному с собственноручными подписями. Отправлять оригиналы курьером не нужно.

Удобнее всего подписывать договор там же, где потом пойдёт первичка, — в системе электронного документооборота. В Диадоке договор загружается, согласуется и подписывается обеими сторонами, а история подписания сохраняется.

Если договор подписывает не директор, а, скажем, коммерческий директор, ему нужна личная подпись и машиночитаемая доверенность. Как её оформить — в статье про МЧД. Саму подпись можно выпустить в разделе электронной подписи.

Звено 4. Первичка и перевозка

После подписания договора начинаются поставки, а с ними — УПД, акты, счета-фактуры. Они идут через ЭДО так же, как договор. Если товар везут грузовиком, оформляется электронная транспортная накладная, и грузополучатель подписывает её при приёмке.

В итоге у каждой поставки появляется полный набор документов, ни один из которых не нужно возить или пересылать почтой.

Звено 5. Деньги

Если партнёр платит с отсрочкой, а ждать неудобно, отгрузки можно профинансировать через факторинг. Фактору понадобятся те же документы, что уже есть в ЭДО, — договор и подписанная первичка. Подробнее — в статье о деньгах за поставку раньше срока.

Как собрать цепочку в своей компании

Звенья работают, только если за каждым стоит конкретный человек. Обычно распределение выглядит так:

• коммерческий директор или менеджер ведёт переговоры и отвечает за запись встречи;
• юрист готовит договор по расшифровке и проверяет контрагента;
• руководитель подписывает договор или выдаёт доверенность тому, кто будет подписывать;
• бухгалтерия принимает и подписывает первичку в ЭДО;
• логист оформляет перевозку.

Договоритесь заранее, кто приглашает партнёра в ЭДО и кто проверяет, что он принял приглашение. На этом шаге удалённые сделки чаще всего и буксуют: договор подписан, а первый УПД неделю висит неоткрытым.

Что всё-таки лучше делать лично

Удалённая сделка не отменяет здравого смысла. Встретиться вживую стоит, если:

• вы впервые покупаете крупную партию и хотите увидеть производство;
• предмет сделки — оборудование, которое нужно осмотреть;
• партнёр отказывается и от видео, и от электронной подписи — это повод насторожиться.

Сколько это стоит

Сравните годовую лицензию на видеовстречи с бюджетом одной командировки на двоих: билеты, гостиница, суточные. А электронная подпись и ЭДО нужны компании в любом случае — не только для удалённых сделок.